PowerPointで作成した資料を、PDFに変換して保存したいと思ったことはないでしょうか。
PDFにしておけば、相手のパソコンにPowerPointが入っていなくても閲覧しやすく、レイアウトも崩れにくいため、資料の共有や提出、印刷にも便利です。
結論からいうと、PowerPointは標準機能だけで簡単にPDFへ変換できます。
Windows版では「エクスポート」からPDF/XPSを作成する方法が基本で、Mac版では「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDF化できます。
Web版PowerPointでもPDFとしてダウンロード可能です。
この記事では、PowerPointをPDFに変換する基本的な方法から、一部のスライドだけ保存する方法、高画質でPDF化する方法、ノートを含める方法、PDFに変換できない場合の対処法まで初心者向けにわかりやすく解説します。
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- PowerPointをPDFに変換する方法【結論】
- PowerPointをPDFにする方法は主に3種類
- 「保存」と「エクスポート」の違いは？
- 一部のスライドだけPDFに変換する方法
- 複数スライドを1ページにまとめてPDFにする方法
- PowerPointを高画質でPDFにする方法
- ノートも一緒にPDFにする方法
- PowerPointをPDFにするとアニメーションや動画はどうなる？
- PDFに変換するとレイアウトが崩れる場合の対処法
- PowerPointをPDFに変換できない時の対処法
- PDFに変換したら文字化けする場合
- PDFに変換するとリンクはどうなる？
- PowerPointとPDFはどう使い分ける？
- PowerPointをPDFに変換するときの早見表
- PowerPointをPDFに変換する方法に関するよくある質問
- まとめ｜PowerPointは標準機能だけで簡単にPDFへ変換できる
PowerPointをPDFに変換する方法【結論】
PowerPointをPDFに変換する場合、Windowsでは「エクスポート」機能を使う方法がわかりやすくおすすめです。
基本的な手順は次の通りです。
- PDFにしたいPowerPointファイルを開く
- 「ファイル」をクリックする
- 「エクスポート」を選択する
- 「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択する
- 「PDF/XPSの作成」をクリックする
- 保存場所とファイル名を指定する
- 「発行」をクリックする
これだけで、PowerPointのスライドをPDFファイルとして保存できます。
PDFに変換すると、PowerPoint上の書式やレイアウトが固定されるため、相手がPowerPointを持っていなくても資料を閲覧しやすくなります。
Windows版PowerPointでPDFに変換する方法
Windows版PowerPointでは、「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」からPDFに変換できます。
「PDF/XPSの作成」をクリックすると保存画面が表示されるので、保存場所とファイル名を指定します。
通常はそのまま「発行」をクリックすれば問題ありません。
ただし、スライドの一部だけをPDFにしたい場合や、ファイルサイズ・品質を変更したい場合は、「オプション」などから細かな設定を変更できます。
Mac版PowerPointでPDFに変換する方法
Mac版PowerPointでは、主に次の2つの方法があります。
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」→PDFを選択
- 「ファイル」→「エクスポート」→PDFを選択
Microsoftによると、Mac版ではどちらの方法でもPDF版を作成できます。
そのため、普段使い慣れている方法を選んで問題ありません。
PowerPointのWeb版でPDFに変換する方法
ブラウザで利用するPowerPoint for the webでもPDFとして保存できます。
基本的には、
「ファイル」→「エクスポート」→「PDFとしてダウンロード」
という流れです。
自分のパソコンにデスクトップ版PowerPointが入っていない場合でも、Web版を利用できる環境であればPDF化できます。
PowerPointをPDFにする方法は主に3種類
PowerPointをPDFにする方法は、大きく分けると次の3種類があります。
| 方法 | おすすめ度 | 特徴 |
|---|---|---|
| エクスポート | ★★★★★ | PDFの範囲や品質などを細かく設定しやすい |
| 名前を付けて保存 | ★★★★☆ | 手軽にPDF形式で保存できる |
| 印刷からPDF保存 | ★★★☆☆ | 印刷レイアウトを確認しながら保存したい場合に便利 |
基本的には、Windows版PowerPointなら「エクスポート」がおすすめです。
一部のスライドだけをPDFにしたり、配布資料として複数スライドを1ページにまとめたりできるため、用途に合わせて調整しやすいからです。
「保存」と「エクスポート」の違いは？
PowerPointをPDFにしようとすると、「名前を付けて保存」と「エクスポート」の両方が表示され、どちらを使えばよいのか迷う場合があります。
名前を付けて保存
「名前を付けて保存」は、PowerPointファイルを別の形式で保存するときに使います。
PDF形式を選択すれば、PowerPointの内容をPDFファイルとして保存できます。
操作がシンプルなので、
「とにかくPDFにできればいい」
という場合には便利です。
エクスポート
エクスポートは、PowerPointの内容をPDFや動画など、別の形式に変換して出力するときに使います。
PDFに変換する場合は、Windows版ではエクスポート画面から、
- 現在のスライドだけPDFにする
- 指定した範囲だけPDFにする
- 配布資料として保存する
- 非表示スライドを含める
- コメントを含める
- ファイルサイズを小さくする
といった設定ができます。
迷ったらどちらを使えばいい？
通常のPDF化だけであれば、どちらを使っても構いません。
ただし、
スライド範囲やPDFの品質を細かく設定したい場合は「エクスポート」がおすすめ
です。
一部のスライドだけPDFに変換する方法
PowerPointでは、すべてのスライドではなく、必要なスライドだけをPDFにすることもできます。
1枚だけPDFにする方法
Windows版PowerPointでは、PDF/XPS作成画面の「オプション」から「現在のスライド」を選択できます。
例えば、20枚あるスライドのうち、今開いている1枚だけをPDFとして保存したい場合に便利です。
1～5枚目だけPDFにする方法
複数のスライドを指定してPDFにする場合は、PDF/XPS作成時の「オプション」からスライド範囲を指定します。
例えば、
- 開始：1
- 終了：5
と指定すれば、1枚目から5枚目までだけをPDFとして出力できます。
資料全体ではなく、一部分だけを取引先や社内メンバーに送りたい場合にも便利です。
複数スライドを1ページにまとめてPDFにする方法
PowerPointでは、1枚のPDFページに複数のスライドを配置することもできます。
会議用の資料や配布資料を印刷するときに便利です。
Windows版PowerPointでは、PDF/XPS作成時の「オプション」から「発行対象」を変更します。
「配布資料」を選択すると、1ページあたりに複数のスライドを配置できます。
例えば、
- 1ページに1枚
- 1ページに2枚
- 1ページに3枚
- 1ページに4枚
- 1ページに6枚
など、用途に合わせて調整できます。
紙に印刷する場合は、1ページに複数スライドを配置することで用紙の節約にもなります。
配布資料として使う場合は、スライド番号を入れておくとページを確認しやすくなります。
設定方法は以下の記事で解説しています。
PowerPointを高画質でPDFにする方法
PowerPointをPDFに変換したときに、
「画像が少しぼやけた」
「もっと高画質で保存したい」
という場合があります。
Windowsでは「標準」を選択する
Windows版PowerPointでは、PDF/XPS作成時に最適化設定を選択できます。
主に、
- 標準
- 最小サイズ
があります。
印刷したり、画像をきれいに見せたりしたい場合は、「標準」がおすすめです。
一方、メールに添付するためファイルサイズを小さくしたい場合は、「最小サイズ」が向いています。
MacではPDFの印刷品質を変更できる
Mac版PowerPointでは、PowerPointの設定からPDFの印刷品質を調整できます。
Microsoftによると、PDFの印刷品質は「高」「中」「低」から選択できます。
画質を重視する場合は「高」を選ぶとよいでしょう。
PDFにすると画像がぼやける場合
画像がぼやける場合は、次の点も確認してみてください。
- PowerPointに挿入している元画像の解像度が低くないか
- PDF出力時に低品質設定になっていないか
- PowerPoint上で画像が圧縮されていないか
- PDFビューアの表示倍率が極端に高くなっていないか
特に、もともと小さい画像をPowerPoint上で大きく引き伸ばしている場合は、PDF化しても高画質にはなりません。
PowerPointに画像をきれいに挿入・編集する方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。
ノートも一緒にPDFにする方法
PowerPointでスライドの下に入力している発表者用のノートをPDFに含めたい場合もあります。
Windows版PowerPointでは、PDF/XPS作成時の「オプション」から発行対象を変更できます。
通常は「スライド」になっていますが、必要に応じて「ノートページ」などを選択します。
ノート付きPDFは、
- 研修資料
- 講義資料
- 社内マニュアル
- プレゼンの復習用資料
などにも便利です。
一方、相手にスライドだけを見せたい場合は、通常どおり「スライド」を選択しましょう。
PowerPointをPDFにするとアニメーションや動画はどうなる？
PowerPointをPDFに変換するときに注意したいのが、アニメーションや動画です。
アニメーションは動かない
PowerPointで設定した、
- フェード
- スライドイン
- 拡大・縮小
- オブジェクトの移動
などのアニメーションは、PDFでは再生されません。
PDFは基本的に静止した文書として保存されるためです。
画面切り替え効果も動かない
スライド間に設定したトランジションも、PDFでは再現されません。
PDFでは各スライドが1ページずつ表示されます。
動画や音声を見せたい場合はPowerPointのまま共有する
PowerPointに動画や音声を埋め込んでいる場合も、PDFではPowerPointと同じようには再生できません。
アニメーションや動画を含めて資料を見せたい場合は、
- PowerPointファイルのまま共有する
- PowerPointから動画ファイルとして書き出す
といった方法を検討しましょう。
PDFに変換するとレイアウトが崩れる場合の対処法
PowerPointでは正常に見えているのに、PDFにすると文字や画像の位置がずれることがあります。
フォントが変わる場合
特殊なフォントを使用している場合、PDF変換時に別のフォントへ置き換わり、文字の位置がずれることがあります。
まずは、
- メイリオ
- Yu Gothic
- Arial
- Calibri
など、一般的なフォントに変更して確認してみましょう。
文字がずれる場合
テキストボックスの幅がギリギリになっていると、フォントのわずかな違いだけでも改行位置が変わることがあります。
テキストボックスに少し余裕を持たせると改善する場合があります。
画像が切れる場合
画像がスライドの端ギリギリまで配置されている場合は、PDF化したときに見切れることがあります。
少し内側に配置して再度PDF化してみましょう。
縦横比がおかしい場合
PowerPointのスライドサイズを確認します。
「デザイン」→「スライドのサイズ」から、
- ワイド画面（16:9）
- 標準（4:3）
などを確認できます。
意図しないスライドサイズになっていると、PDF化したときに余白や配置が不自然に見えることがあります。
PowerPointをPDFに変換できない時の対処法
「PDF/XPSの作成を押しても保存できない」
「エラーが出てPDFにできない」
という場合は、次の順番で確認してみましょう。
PowerPointを再起動する
まずはPowerPointを終了して、もう一度起動します。
一時的な不具合であれば、再起動だけでPDF化できるようになる場合があります。
パソコンを再起動する
PowerPointを再起動しても改善しない場合は、WindowsやMac自体を再起動してみましょう。
別名で保存してから試す
元のPowerPointファイルに何らかの問題がある可能性もあります。
「名前を付けて保存」でコピーを作成してから、コピーしたファイルをPDFに変換してみてください。
保存先を変更する
OneDriveやネットワークドライブなどに直接PDFを保存しようとしている場合、一度デスクトップなどパソコン内部の保存先へ変更してみましょう。
保存先のアクセス権限や同期状態が原因になっていることがあります。
ファイル名を短くする
ファイル名が非常に長い場合や、特殊な文字が含まれている場合も、保存トラブルの原因になることがあります。
短くシンプルなファイル名に変更して確認してみてください。
PowerPoint・Microsoft 365を更新する
PowerPoint側の不具合が原因の場合は、Officeの更新によって改善する可能性があります。
利用できる更新プログラムがある場合は、最新版へ更新しましょう。
Officeを修復する
Windows版Microsoft 365やOfficeを利用している場合は、Officeの修復も有効です。
ほかのPowerPointファイルでもPDF化できない場合は、PowerPointそのものに問題が発生している可能性があります。
別のPowerPointファイルで試す
新しいPowerPointファイルを作成して、簡単なスライドを1枚作りPDFに変換してみてください。
新しいファイルはPDF化できる場合、
元のPowerPointファイル側に問題がある可能性が高い
と判断できます。
一方、すべてのPowerPointファイルでPDF化できない場合は、PowerPointやOffice側の問題を疑いましょう。
PDFに変換したら文字化けする場合
PowerPointをPDFにすると、まれに文字が別の文字になったり、記号のように表示されたりする場合があります。
使用しているフォントを確認する
まずは、特殊なフォントを使っていないか確認しましょう。
一般的ではないフォントを使用していると、環境によって正常に表示されない場合があります。
標準的なフォントで試す
文字化けが発生した部分だけ、
- メイリオ
- Yu Gothic
- Arial
- Calibri
などの一般的なフォントに変更して再度PDF化してみます。
WindowsとMac間で共有している場合は注意
WindowsとMacではインストールされているフォントが異なる場合があります。
別のパソコンで作成したPowerPointファイルを開いてPDF化する場合は、元のファイルで使用されているフォントが自分のパソコンに入っているか確認してみましょう。
PDFに変換するとリンクはどうなる？
PowerPoint内にWebサイトへのリンクを設定している場合は、PDF化後にリンクが使えるか気になるところです。
Windows版PowerPointでは、通常のPDF出力でリンクを利用できる場合があります。
一方、Mac版PowerPointについてMicrosoftは、PDFに変換するとハイパーリンクが保持されない場合があると案内しています。
Macでリンクを保持したPDFを作成したい場合は、
- PowerPointファイルをOneDriveに保存する
- PowerPoint for the webで開く
- Web版からPDFとしてダウンロードする
という方法もあります。
PowerPointとPDFはどう使い分ける？
PowerPointとPDFは、用途によって使い分けるのがおすすめです。
| 用途 | PowerPoint | |
|---|---|---|
| 内容を編集する | ◎ | △ |
| プレゼンを行う | ◎ | △ |
| アニメーションを使う | ◎ | × |
| メールで共有する | ○ | ◎ |
| 印刷する | ○ | ◎ |
| レイアウトを固定する | △ | ◎ |
| PowerPointがない相手に見せる | △ | ◎ |
簡単にまとめると、
編集やプレゼンに使うならPowerPoint、共有・提出・印刷するならPDF
と覚えておくと分かりやすいでしょう。
PowerPointをPDFに変換するときの早見表
| やりたいこと | おすすめの方法 |
|---|---|
| 普通にPDFへ変換したい | ファイル→エクスポート→PDF/XPS |
| 1枚だけPDFにしたい | オプション→現在のスライド |
| 一部のスライドだけPDFにしたい | オプション→スライド範囲を指定 |
| 高画質でPDF化したい | 「標準」または高品質設定 |
| ファイルサイズを小さくしたい | 「最小サイズ」を選択 |
| 複数スライドを1ページにしたい | 「配布資料」を選択 |
| ノート付きでPDFにしたい | 「ノートページ」を選択 |
| PDFにできない | 保存先変更・再起動・Office更新などを試す |
PowerPointをPDFに変換する方法に関するよくある質問
Q1. PowerPointは無料でPDFに変換できますか？
PowerPointを利用できる環境であれば、追加のPDF変換ソフトをインストールしなくても標準機能でPDFに変換できます。
Windows版では「エクスポート」、Mac版では「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDF化できます。
Q2. PowerPointの一部だけPDFにできますか？
できます。
Windows版PowerPointでは、PDF/XPS作成時の「オプション」から現在のスライドや指定したスライド範囲を選択できます。
Q3. PDFにするとアニメーションは動きますか？
動きません。
PDFは基本的に静止した文書なので、PowerPointで設定したアニメーションや画面切り替え効果は再生されません。
Q4. PowerPointをPDFにすると画質が落ちるのはなぜですか？
PDF出力時の品質設定や、元画像の解像度などが影響している可能性があります。
印刷や高画質表示を重視する場合は、Windows版では「標準」、Mac版では高い印刷品質を選ぶのがおすすめです。
Q5. PowerPointをPDFにすると文字化けするのはなぜですか？
特殊なフォントや、WindowsとMacでのフォント環境の違いが原因になる場合があります。
一般的なフォントへ変更して再度PDF化すると改善する可能性があります。
Q6. PowerPointのノートもPDFにできますか？
Windows版では、PDF/XPS作成時に発行対象として「ノートページ」を選択することで、ノート付きのPDFを作成できます。
Q7. PowerPointがなくてもPDFは開けますか？
PDFを開けるブラウザやPDFビューアがあれば閲覧できます。
そのため、相手がPowerPointを持っているか分からない場合は、PDFで共有すると便利です。
まとめ｜PowerPointは標準機能だけで簡単にPDFへ変換できる
PowerPointは、専用のPDF変換ソフトを使わなくても標準機能だけでPDFに変換できます。
Windows版では、
「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」
という流れが基本です。
Mac版では「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDF化できます。
さらにWindows版では、一部のスライドだけ保存したり、配布資料として複数のスライドを1ページにまとめたり、ノート付きで出力したりすることもできます。
PDFはPowerPointと比べてレイアウトが固定されるため、
- メールで資料を送る
- 取引先へ提出する
- 会議資料を配布する
- 印刷する
- PowerPointを持っていない人と共有する
といった用途に向いています。
一方、アニメーションや動画を使用したい場合は、PDFではなくPowerPointファイルのまま共有するか、動画形式への書き出しを検討しましょう。
PDFへの変換がうまくいかない場合は、PowerPointの再起動、保存先の変更、別名保存、Officeの更新などを順番に試してみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございます！
